Guía práctica de configuración

• Utiliza el teléfono donde está activo el número empresarial.
• Comprueba que el teléfono tenga conexión estable y que WhatsApp esté actualizado.
• Ten autorización del propietario del número. Vincularlo permite consultar y atender sus conversaciones desde FluvIA.

1. En FluvIA selecciona WhatsApp en el menú izquierdo.
2. En el teléfono abre WhatsApp y entra en Dispositivos vinculados.
3. Selecciona Vincular un dispositivo y desbloquea el teléfono si se solicita.
4. Escanea el código QR mostrado en FluvIA.
5. Espera a que termine la sincronización. No cierres la página durante el proceso.
6. Confirma que la pantalla de conexión cambió a la bandeja de conversaciones.
7. Envía un mensaje desde otro número de prueba y comprueba que aparezca en FluvIA.

• El código caducó: selecciona Recargar código QR y vuelve a escanear.
• No aparece la conversación: actualiza la página y revisa que el dispositivo siga vinculado en el teléfono.
• Usas WhatsApp Business API: utiliza el enlace específico de conexión oficial; no intentes conectarlo por QR.
• Uso permitido: utiliza la conexión para atención individual. Evita spam, automatizaciones agresivas y envíos masivos.

1. Confirma que el número conectado es el correcto.
2. Envía un mensaje desde otro número y verifica que aparezca en la bandeja.
3. Responde desde FluvIA y comprueba la recepción en el teléfono de prueba.
4. Revisa que el mismo número pueda seleccionarse posteriormente en el Agente IA.

1. Abre Gestión de contactos.
2. Busca primero por nombre o teléfono para evitar duplicados.
3. Selecciona + Registro.
4. Escribe el nombre completo o el nombre comercial.
5. Añade un correo válido si se utilizará para propuestas o seguimiento.
6. Registra el teléfono con indicativo de país cuando atiendas varios países.
7. Selecciona + Registro para guardar.
8. Localiza el contacto con el buscador y abre su ficha para comprobar los datos.

1. Selecciona Configurar en la parte superior.
2. Define los campos que realmente utilizará el equipo, por ejemplo empresa, ciudad, origen o tipo de cliente.
3. Usa nombres cortos y comprensibles.
4. Guarda los cambios y crea un contacto de prueba para confirmar que aparecen.

• Crear dos registros para el mismo teléfono.
• Guardar teléfonos sin indicativo y luego no poder identificarlos correctamente.
• Crear campos que nadie completa o que duplican información existente.

1. Busca el contacto por nombre y abre su ficha.
2. Confirma que correo y teléfono quedaron en los campos correctos.
3. Comprueba que los campos adicionales aparecen como fueron configurados.
4. Usa este mismo contacto ficticio al crear la primera oportunidad.

1. Abre Gestión de productos.
2. Selecciona + Producto.
3. Escribe un nombre reconocible, por ejemplo Plan mensual o Consultoría inicial.
4. Introduce el precio sin símbolos adicionales; FluvIA aplicará el formato.
5. Guarda y verifica el valor mostrado en la lista.
6. Repite el proceso con los productos principales. Empieza con un catálogo corto.

• Utiliza un producto diferente cuando cambie el precio o la modalidad de cobro.
• Evita nombres genéricos como Servicio 1.
• Revisa el catálogo cuando cambien precios o planes comerciales.

1. Abre nuevamente el producto y revisa nombre y precio.
2. Crea una oportunidad ficticia y busca el producto.
3. Confirma que el precio se carga correctamente y que permite indicar la cantidad.
4. Corrige el catálogo antes de registrar oportunidades reales.

1. Abre Tareas Equipo y selecciona + Tarea.
2. Escribe una acción concreta en Título, por ejemplo Llamar para confirmar requisitos.
3. Deja el estado en Pendiente cuando aún no se ha iniciado.
4. Selecciona a la persona responsable.
5. Define la fecha y hora programada cuando exista un plazo.
6. Añade en Descripción el contexto y el resultado esperado.
7. Guarda la tarea y comprueba que aparece en la lista.

• Cambia a En progreso cuando la persona empiece a trabajar.
• Usa Finalizado únicamente cuando la acción realmente esté completada.
• Reprograma una tarea vencida y explica el motivo en la descripción.

1. Filtra las tareas por estado Pendiente.
2. Confirma el responsable, la fecha y la descripción.
3. Cambia la tarea de prueba a En progreso y después a Finalizado.
4. Verifica que el cambio se conserve al volver a la lista.

1. Escribe en una hoja las etapas reales por las que pasa una venta.
2. Empieza con pocas etapas, por ejemplo Pendiente, En progreso y Finalizado.
3. En FluvIA abre Embudo de Ventas y selecciona Configurar.
4. Renombra las etapas existentes o añade una con el botón +.
5. Arrástralas para que coincidan con el orden real del proceso.
6. Define cuál representa una venta ganada y cuál una oportunidad perdida.

1. Activa los enlaces con Tareas, Productos y Contactos.
2. Conserva Prioridad con valores Baja, Media y Alta.
3. Usa Observación para registrar el siguiente paso o contexto comercial.
4. Marca qué campos deben aparecer en la tarjeta y cuáles en la lista.
5. Guarda los cambios y crea una oportunidad ficticia para comprobar el resultado.

1. Crea una oportunidad ficticia en la primera etapa.
2. Comprueba que la tarjeta muestre los campos seleccionados.
3. Muévela por cada etapa en el orden configurado.
4. Verifica que contacto, producto, prioridad y observación permanezcan asociados.
5. Corrige nombres y campos antes de ingresar ventas reales.

1. Abre Embudo de Ventas.
2. Selecciona Agregar o utiliza Agregar dentro de la etapa inicial.
3. Elige el estado correspondiente.
4. En Contacto escribe al menos tres caracteres y selecciona el registro correcto.
5. Define la prioridad según urgencia y probabilidad.
6. En Observación escribe el contexto y la siguiente acción acordada.
7. Selecciona el producto, introduce la cantidad y confirma el precio final.
8. Guarda el registro y comprueba que aparece en la etapa correcta.

• Mueve la oportunidad cuando exista un avance real.
• Actualiza la observación y crea una tarea para el siguiente contacto.
• Cierra como ganada o perdida para conservar métricas confiables.

1. Abre la oportunidad desde la tarjeta del embudo.
2. Confirma contacto, estado, prioridad, observación, producto, cantidad y precio.
3. Muévela una etapa y comprueba que conserve sus datos.
4. Crea la siguiente tarea comercial asociada al proceso.

1. Abre Configuración → Gestión de acceso.
2. En la tarjeta Usuarios, selecciona + Usuario.
3. Copia el enlace de invitación o escribe el correo del nuevo usuario y selecciona Enviar email.
4. Advierte que el enlace caduca en 24 horas y debe usarse una sola vez.
5. Cuando la persona termine el registro, vuelve a esta pantalla.
6. Comprueba que aparece en la tabla con la licencia esperada.
7. Pide a la persona que cierre y abra sesión para confirmar su vista real.

1. En Grupos de usuarios, selecciona + Grupo.
2. Usa nombres claros como Ventas, Soporte o Sede Norte.
3. Añade únicamente las personas que compartirán la misma función.
4. Regresa a Gestión de acceso y comprueba que el grupo aparece en la tabla.

Comportamiento observado: en la cuenta de prueba, + Grupo abrió una página vacía durante esta revisión. Si ocurre, no repitas ni crees accesos alternos; repórtalo al administrador de FluvIA para corregir el módulo.

1. Define primero qué debe hacer cada persona; usa la tabla superior como una recomendación operativa.
2. Inicia sesión con un usuario de prueba.
3. Confirma qué herramientas puede ver: WhatsApp, contactos, embudo, productos, tareas y configuración.
4. La pantalla de cliente revisada no muestra controles granulares por herramienta para cada usuario. Si necesitas restringir módulos, valida la configuración del proyecto con el administrador de FluvIA.
5. Repite la comprobación después de cambiar un usuario de grupo.

• No publiques el enlace de invitación: permite incorporarse al proyecto y vence en 24 horas.
• Retira el acceso cuando una persona deje la empresa.
• Reserva Gestión de acceso, API, Webhooks y claves técnicas para administradores autorizados.
• Revisa los permisos después de cualquier cambio de función.

1. Conecta el número de WhatsApp que utilizará el agente.
2. En Configuración general, marca el número en Activo en.
3. Define los periodos de atención humana y las opciones de escalamiento.
4. Selecciona Actualizar Chatbot.
5. Carga en Base de conocimiento los documentos vigentes que el agente necesite consultar.
6. En Tipo de instrucción selecciona Estructurado.
7. En cada sección selecciona Usar por defecto y editar para partir de la plantilla propuesta.
8. Completa Definición de función, Empresa, Tono, Orientaciones, Prevención de errores, Transferencia humana, Enlaces y Ejemplos.
9. Revisa que no haya información contradictoria y selecciona Actualizar Instrucciones.
10. Inicia una conversación nueva y realiza la prueba completa.

• Definición de función: quién es el agente, qué objetivo tiene y qué solicitudes puede resolver.
• Empresa, productos y servicios: descripción, público, horarios, precios, condiciones y diferencias principales.
• Tono: tratamiento de tú o usted, extensión de las respuestas, palabras que debe evitar y estilo de WhatsApp.
• Base de conocimiento: cómo debe usar los documentos y cómo reconocer que falta información.
• Prevención: temas que no puede afirmar, prometer, opinar o solicitar.
• Atención humana: situaciones que requieren transferencia y el diálogo que seguirá para confirmarla.
• Enlaces: direcciones oficiales que puede compartir.
• Ejemplos: preguntas reales del cliente y respuestas modelo.

1. Inicia una conversación nueva desde un número de prueba.
2. Pregunta por productos, precios, horarios y condiciones.
3. Haz una pregunta cuya respuesta no esté documentada y comprueba que lo reconozca.
4. Prueba un caso que deba transferirse a una persona.
5. Confirma que solicite autorización antes de la transferencia.
6. Haz que un asesor responda y comprueba que la IA se detenga si activaste esa opción.
7. Corrige el bloque responsable del error y vuelve a probar en otra conversación nueva.

1. Comprueba primero si la regla debe escribirse claramente en las Instrucciones.
2. Revisa después si la información de apoyo existe y está vigente en la Base de conocimiento.
3. Elimina instrucciones contradictorias o documentos antiguos.
4. Guarda los cambios e inicia una conversación nueva; una conversación anterior puede conservar contexto.
5. Repite la misma pregunta y registra el resultado esperado.

• Meta Ads/Pixel: úsalo para enviar eventos de conversión desde Gestión de Conversiones. Consulta el capítulo 10.
• Publicación en redes: es un módulo independiente para conectar perfiles, preparar contenido, programarlo y consultar métricas. Consulta el capítulo 10.
• Webhooks: úsalo cuando otro sistema deba recibir eventos de FluvIA.
• API — beta: permite leer, crear y actualizar información disponible del proyecto. Debe configurarla una persona técnica y la clave debe mantenerse en secreto.

1. Define el objetivo y qué información se intercambiará.
2. Confirma quién tendrá acceso y quién dará soporte.
3. Prueba con datos ficticios.
4. Documenta las credenciales sin incluirlas en manuales o capturas.
5. Comprueba que el flujo no cree contactos u oportunidades duplicados.

1. Confirma que el módulo contratado esté visible en el proyecto.
2. Define el evento que iniciará la integración y el resultado esperado.
3. Realiza una prueba con un registro ficticio.
4. Comprueba el resultado en ambos sistemas antes de utilizar datos reales.
5. Registra quién administrará la integración y sus credenciales.

1. Confirma que el proyecto tenga al menos un número de WhatsApp conectado.
2. Abre el componente de Gestión de Conversiones.
3. Selecciona Agregar nuevo estado de pipeline y crea la etapa inicial.
4. En esa etapa, selecciona Agregar mensaje de disparo.
5. Escribe la frase que enviará el lead, selecciona el número de atención y crea un origen de tipo Personalizado.
6. Selecciona Enviar y repite el proceso para cada origen con una frase distinta.
7. Crea las etapas siguientes. Si quieres automatizar el avance, añade a cada una una frase de seguimiento; cuando tú la envíes al lead, pasará a la etapa correspondiente.
8. Ordena las etapas arrastrándolas. Ese orden se utilizará en los gráficos del panel.
9. Prueba el flujo: envía al número conectado la frase del origen y luego responde desde ese número con la frase de seguimiento.
10. Comprueba en el panel que se registraron la entrada y los cambios de etapa.

• El avance puede producirse mediante una frase de seguimiento enviada al lead o cambiando manualmente el estado en el CRM.
• Para mover una oportunidad automáticamente, el lead debe tener el mismo teléfono, la etapa debe existir con exactamente el mismo nombre y debe estar después de la etapa actual.
• Para Meta, entra en Configuración → Integraciones → Meta Ads y define la emisión de los eventos de conversión.

1. El cliente entra en Gestión de redes sociales.
2. Si todavía no existe una cuenta conectada, selecciona Autorizar. Si ya existe alguna, entra en Ver redes → Autorizar.
3. Instagram abrirá su pantalla de inicio de sesión.
4. Confirma que la cuenta sea Business o Creator; una cuenta personal debe convertirse.
5. Acepta los permisos solicitados para gestionar publicaciones y consultar estadísticas.
6. Después de la autorización, Instagram regresa al sistema y el perfil aparece en la lista del proyecto.

1. Selecciona + Publicación.
2. Elige el perfil y el tipo de contenido.
3. Completa el contenido y selecciona publicación inmediata o programada.
4. Usa Crear solicitando aprobación cuando el cliente deba revisar: recibirá correo y notificación, y la publicación saldrá en el horario programado después de aprobarse.
5. Usa Crear sin solicitar aprobación cuando el acuerdo permita publicar directamente.
6. Las publicaciones inmediatas se realizan sin solicitar aprobación.
7. Cuando el propio cliente programa una publicación, queda aprobada automáticamente.

• Máximo 10 publicaciones por hora para el mismo perfil.
• Instagram admite hasta 50 publicaciones diarias por perfil desde sistemas externos, sumando feed, Reels y Stories.
• No se puede programar una fecha pasada.
• Las métricas pueden tardar hasta 48 horas en actualizarse.
• Las métricas de seguidores requieren más de 100 seguidores.
• El panel muestra alcance, impresiones, visualizaciones, interacciones, crecimiento y demografía; las publicaciones individuales incluyen sus métricas específicas.

• Número de WhatsApp conectado que recibirá los mensajes.
• Frase distinta para identificar cada origen y nombres de las etapas del embudo.
• Cuenta de Instagram Business o Creator incluida en el servicio.
• Persona responsable de aprobar el contenido y criterio para publicar con o sin aprobación.